Connaissez-vous la méthode du timeboxing

Si vous êtes un super rigide de l’organisation comme moi peut-être l’utilisez-vous déjà sans le savoir. Ou peut-être qu’au contraire vous fuyez la planification comme la peste…

Quoi qu’il en soit le timeboxing s’avère être une méthode de productivité ultra efficace pour mieux gérer votre temps. 

Si ça vous arrive souvent à la fin d’une longue et fastidieuse journée de vous demander “mais qu’est-ce que j’ai fait pendant toutes ces heures?” : cette méthode est faite pour vous.

Le timeboxing, qu’est-ce que c’est ? pourquoi l’utiliser ? et comment l’appliquer ? Je vous explique tout dans cet article.

Le timeboxing : qu’est-ce que c’est ?

Pour faire simple, le timeboxing c’est le cousin éloigné de la to-do list, seulement en bien plus organisé. 

Le timeboxing, ou encore appelé “la gestion par blocs de temps” en français (ça fait tout de suite moins classe), est une méthode qui consiste à allouer à chacune de nos tâches une durée de temps défini. 

Je vais pas vous mentir je suis une maniaque des to-do lists, je les adore ! J’ai une to-do list pour le travail, une to-do list pour ma paperasse, une autre pour mes rendez-vous, ma vie perso… bref, je respire to-do list ! 

Bien que cet outil soit le graal de l’organisation, je ne peux m’empêcher de remarquer ses limites.

Le problème principal que je rencontre avec les to-do lists (et avec mon organisation de travail en général) est la gestion du temps. Comme beaucoup d’entre nous, je cours souvent après le temps ! 

La réalité c’est qu’il ne me manque pas forcément du temps mais plutôt que je n’organise pas mon temps de façon optimale.

Alors je me suis tournée vers le time-boxing.  

Une meilleure gestion du temps

Avez-vous déjà entendu parler de la loi de Parkinson ?

La loi de Parkinson est un principe qui a été introduit par Cyril Northcote Parkinson en 1955 dans un article pour le journal The Economist.

Cette loi affirme que tout travail finit par occuper le temps qui lui est imparti. 

Ce que ça veut dire concrètement : si vous vous fixez une semaine pour réaliser une tâche qui ne vous prendrait en réalité que deux heures, cette tâche va accroître en complexité jusqu’à remplir le temps qui lui a été alloué (c’est à dire une semaine).

Quand j’ai découvert ce principe je me suis tout de suite reconnue.

En effet, niveau travail je suis un peu “perfectionniste”. Ca sonne un peu comme un faux défaut que l’on citerait à un entretien d’embauche mais pourtant ça peut vraiment être un handicape.

Je peux passer des heures voir même des jours à travailler sur une tâche jusqu’à obtenir le résultat PAR-FAIT, quand une heure m’aurait en fait amplement suffit à produire un travail satisfaisant. 

Résultat : Les taches s’étendent à l’infini et je perds un temps considérable sur des détails futiles au lieu d’avancer sur autre chose.

La solution pour contrer ce problème ? Vous savez ce que je vais dire… le time-boxing !

 

Pourquoi passer au timeboxing ?

 

Vous vous dites sûrement que c’est chouette toutes ces théories, mais qu’est-ce que ça apporte concrètement ? 

Voici quelques raisons de l’utiliser : 

  • C’est un outil visuel, intuitif et facile à utiliser ! En un coup d’oeil vous pouvez rapidement voir ce que vous avez accompli dans la semaine et ce qu’il vous reste à faire.

  • Vous gagnez en contrôle. Au lieu de passer 20 minutes à zieuter votre to-do list en vous demandant par où commencer, vous ouvrez votre calendrier et attaquez votre journée déjà pré-planifiée

  • “Work smarter not harder”. Avec une meilleure organisation le timeboxing permet tout simplement d’augmenter sa productivité, parfois même x2 !

  • Le travail devient moins intimidant. C’est évident, ça fait moins peur de se dire “je vais passer 40 minutes à écrire quelques pages” plutôt que “je dois écrire un livre entier en un mois”. Le principe est donc de décortiquer ses missions en micro-tâches. C’est d’ailleurs une technique dont j’ai déjà parlé que je vous invite à découvrir dans mon article : Passer à l’action, la stratégie en 4 étapes.

  • Il canalise les perfectionnistes-fou comme moi ! En se fixant des objectifs spécifiques dans un temps donné, on est obligé de s’en tenir à l’essentiel. Pas le temps de passer 2 heures à choisir la bonne typo!

Comment passer au timeboxing ?

 

Maintenant que je vous ai convaincu de le tester, voici 3 étapes pour utiliser cette méthode de manière efficace.

Etape 1 : Estimez votre temps

Posez-vous une seconde pour réfléchir au temps approximatif nécessaire pour chacune de vos missions. 

Cette étape peut sembler facile mais attention de ne pas tomber dans le piège de L’erreur de Planification (oui c’est une vraie théorie) ! 

Nous sommes tous naturellement mauvais à estimer le temps et comme cette théorie le décrit, nous faisons souvent des estimations bien trop optimistes pour la durée qu’une tâche nous prendra. 

Certes, vous n’allez pas trouver le bon temps du premier coup. Mais ce n’est pas grave ! Vous rectifiez le tir pour la prochaine fois. 

La meilleure façon pour estimer correctement votre temps ? Utiliser une application de time-tracking. 

Il y a un tas d’outils disponibles pour ceci mais je vous recommande Toggl. Avec cet outil en main vous saurez exactement le temps que vous mettez sur chaque mission.

Etape 2 : Créez votre planning

 

Maintenant que vous avez une idée générale du temps que vous avez besoin, vous pouvez commencer à placer vos missions dans un calendrier pour créer votre planning de la semaine. 

Que ce soit sur une feuille de papier, sur votre portable ou sur votre ordinateur, ca n’a pas d’importance, choisissez le format qui vous correspond le mieux.

Personnellement j’utilise Trello pour organiser mon calendrier. C’est un outil hyper facile et agréable à utiliser mais ce n’est que mon avis personnel. J’ai installé la version téléchargeable sur mon ordi et épinglé à ma barre des tâches pour y avoir accès rapidement. 

Voici un petit aperçu de mon planning perso :

Vous pouvez même choisir de mélanger vos missions professionnelles avec votre vie perso comme je l’ai fait dans mon tableau. Cela vous permettra d’avoir un aperçu plus complet de votre semaine.

Le principal est de placer vos missions dans votre calendrier avec une plage horaire du temps estimé.

  • Lecture des mails : de 9h à 9h30
  • Rédaction d’article : de 10h à 12h

 Bravo, votre planning est prêt à être utilisé !

Etape 3 : Chronométrez-vous

Vous allez peut-être trouver que cette étape est un peu poussée mais ce n’est que optionnel. 

Il m’arrive souvent de perdre la notion du temps pendant que je travaille. De ce fait, me chronométrer m’aide à rester fidèle à mon objectif de temps.

Mes petits conseils en plus :

 

  • Lorsque vous planifiez votre semaine à venir, pensez à laisser des plages horaires vides pour les interruptions inévitables de la vie : les pauses déjeuner (à part si vous êtes un robot et que vous ne vous nourrissez pas), un moment pour passer un coup de fil, une mission urgente que votre manager vous a confié… C’est bien connu les choses ne se passent pas toujours comme prévu. Pensez donc à laisser une marge de flexibilité sans quoi vous vous retrouverez en retard sur votre planning et frustré.

  • Revoyez fréquemment votre planning. Souvenez-vous que votre plan n’est pas fixé dans le temps. Gardez un esprit ouvert et sachez que vos plans seront forcément bouleversé à un moment donné. A ce moment là il vous suffira de le retravailler pour l’adapter à votre nouvelle situation.

  • Résistez à la tentation de surcharger votre calendrier. Ne cherchez pas à remplir étroitement une dizaine de tâches dans vos journées. Accordez plutôt à chaque mission le temps qu’elle mérite. Un planning overbooké risque de vous stresser et de créer l’effet inverse désiré. 

Et voilà maintenant vous connaissez les grandes lignes de cette méthode. Alors, prêt à devenir un timeboxer ?

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