La to-do list ! C’est le graal de l’organisation, l’outil indispensable pour être productif… et pourtant des fois on a l’impression qu’elle nous met des bâtons dans les roues. On galère à la terminer, on se sent débordé et angoissé rien qu’à l’idée de la regarder !

Pourtant il existe quelques techniques que vous pouvez mettre en place pour mieux l’organiser et ainsi mieux travailler.

Que mettre dedans ? Comment l’organiser ? Que faut-il éviter ? Je vous donne toutes les petites astuces dans cet article.

to-do list - productivité

Qu’est-ce qu’une to-do list ?

Si comme moi, vous faites partie des personnes qui ne peuvent pas vivre sans to-do lists et qui l’utilisent à toutes les sauces, alors vous êtes tombés au bon endroit ! 

J’ai des listes pour tout et n’importe quoi : liste de films à voir, liste de restaurants à tester, liste de courses, liste de livres à lire… bref vous avez compris ! 

Mais s’il y en a une dont je ne peux absolument pas me passer c’est bien la to-do list quotidienne du travail. Sans elle, je suis totalement perdue.

Pour ceux qui ne connaissent pas, le concept est très simple : inscrire sur un papier, un ordinateur, un post-it, un agenda, concrètement où vous voulez, une liste de tâches que vous vous engagez à accomplir dans un temps donné. Cela pourrait être dans l’heure, la journée ou même la semaine. 

Voici un exemple de to-do list pour la semaine : 

D’ailleurs, vous pouvez télécharger ce template de to-do list à imprimer directement sur la page d’accueil du blog.

Cool ces infos mais sinon, ça apporte quoi une to-do list ?

Pourquoi l’utiliser

  • La to-do list vous permet de vous libérer l’esprit. Posez vos pensées sur une feuille de papier et libérez-vous de l’espace pour réfléchir à autre chose. Pour moi le cerveau fonctionne un peu comme un disque dur !

  • La to-do list permet de vous déstresser par rapport à vos missions. Avec des missions claires, vous vous sentirez moins submergé par le travail et avancerez plus tranquillement sans vous poser constamment un tas de question du genre “Mais c’est pas pour demain ça?” ou “M*rde qu’est-ce que je devais faire encore?”

  • La to-do list permet de ne rien oublier. Avec ma mémoire de poisson rouge je sais que je serais incapable de retenir toutes mes tâches sans les noter quelque part.

  • Elle vous fait gagner en productivité. Au lieu d’avancer à l’aveugle au fil de votre journée sans jamais trop savoir quelle sera votre prochaine mission, vous savez où vous allez et vous êtes productif immédiatement. Plus de chichi !

 

Les pièges à éviter

Certes c’est un outil génialissime mais à condition que vous vous en serviez correctement. Sinon elle pourrait vous apporter un stress supplémentaire inutil, comme par exemple :

  • Le Paradoxe du choix : quand on regarde une liste avec 25 éléments dessus on est forcément plus susceptible de se sentir découragé. Décider quelle tâche on va effectuer est en soit déjà un effort mental. En effet, selon plusieurs études et notamment la théorie de Barry Schwartz, Le Paradoxe du choix, notre cerveau ne peut gérer qu’une quantité limitée d’options avant qu’il soit submergé. 
  • La facilité : Instinctivement on se dirige forcément vers les missions rapides et faciles de notre liste. Résultat : cette présentation de 30 slides pour un client hyper important attendra encore un moment avant d’être démarrée…

  • La mauvaise estimation du temps : On a plutôt tendance à surestimer nos capacités et notre gestion temps. Donc on fini par être frustré lorsque l’on termine la journée avec seulement la moitié des éléments achevés.

L’idée est que vous contrôliez votre to-do list et non pas qu’elle vous contrôle !

Pour y parvenir, je vous propose quelques petites astuces.

 

Les règles pour une bonne to-do list

 

1- Fixez-vous maximum 3 tâches principales pour la journée – pas plus – toutes les autres seront des missions to-do si vous avez le temps

2- Préparez votre to-do list la veille afin d’attaquer la journée directement avec une idée bien précise de ce que vous devez accomplir 

3- Variez entre missions rapides et missions complexes. Faut le dire, les missions simples et rapides c’est les petites pépites des to-do lists. Elles nous demandent peu d’effort, peu de temps et nous offrent rapidement la satisfaction de les rayer de la liste. Supprimer quelques tâches faciles entre 2 tâches complexes vous donnera l’impression d’avoir été super productif et vous motivera davantage !

4- Ne surchargez pas vos to-do lists au risque de ne pas pouvoir tout accomplir et donc être démotivé

5- Gardez une trace de ce que vous avez accompli dans la semaine. Plutôt que de supprimer à tout jamais vos tâches accomplies, de les piétiner et de les jeter dans la cheminée… accolez-y plutôt une mention FAIT.  Effectivement, garder un aperçu visuel de ce qui a déjà été fait est très motivant

6- Retravaillez constamment vos to-do lists. Les choses évoluent dans le temps, rien n’est figé. C’est pourquoi réorganiser sa to-do list permet de toujours rester en phase avec la réalité

7- Décortiquez les grosses tâches en plusieurs petites tâches. Rien n’est plus décourageant qu’un énorme projet effrayant posé juste là sur votre liste ! De ce fait, coupez-le en plusieurs petites missions et répartissez-les sur la semaine. Soulagement garanti ! D’ailleurs j’en parle un peu plus dans mon article : Passer à l’action en 4 étapes

8- Laissez de la place aux imprévus. Une m*rde arrivera forcément à un moment donné et viendra bouleverser tous vos plans. Mais vous savez quoi, ce n’est pas grave ! Parce que avez prévu le coup et vous êtes laissé une marge de manoeuvre pour gérer ce genre de situation

Mon astuce personnelle

Quand je me sens débordée, je prend un papier et stylo et je crée ma to-do pour la semaine qui vient.

 Même s’il se pourrait qu’elle change, surement même, cet exercice me redonne le contrôle de la situation.

 Je sais ce que je dois faire et quand je vais le faire. En posant les choses à plat, c’est mon esprit rationnel qui vient calmer l’irrationnel, celui qui est soumis à mes émotions. 

D’autres méthodes sont très efficaces pour s’organiser, comme par exemple la Méthode du Timeboxing, que j’utilise aussi tous les jours. 

Le plus important c’est de tester pour trouver ce qui vous convient le mieux.

Les outils en ligne

Pour aller un peu plus loin, découvrez ces applications et outils en ligne pour créer vos to-do list facilement et avec un design sympa. 

Et si toute cette technologie ne vous intéresse pas, il suffit d’attraper un bon vieux bloc-note ou un agenda ! Parfois il faut savoir garder les choses simples. 

Et voilà, maintenant il y a plus qu’à commencer !

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